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Le contexte

Moins de 5 % de factures échangées au format électronique en France en 2015 (solutions-numeriques.com, article « Dématérialisation des factures : un passage obligé » 8 juin 2015) ! Ce constat atteste clairement que la dématérialisation des factures n’a pas encore totalement conquis les entreprises. Mais l’expérience de nos homologues européens démontre que la dématérialisation est un cercle vertueux, qui peut connaitre une croissance exponentielle, dès lors que les obligations ou incitations réglementaires sont en place.

En France, plusieurs tendances de fond contribuent à transformer le paysage actuel et les attitudes des entreprises, et ainsi à démocratiser l’usage du numérique dans les processus de gestion de factures :

• 1. La nouvelle réglementation, applicable depuis le 1er janvier 2014, facilite et encourage l’utilisation de la facturation électronique.
   
• 2. L’acceptation du PDF simple comme voie de facturation électronique constitue un indéniable accélérateur, puisque le format est connu et accepté par tous.
   
• 3. Les grands donneurs d’ordres, impactés significativement par l’optimisation des coûts de traitement de leurs factures, poussent en faveur de l’utilisation de la dématérialisation, contribuant à la connaissance de la pratique.
   
• 4. Les bénéfices des solutions de dématérialisation sont de mieux en mieux connus, démontrés et communiqués, surtout pour un usage en mode SaaS qui minimise les risques et maximise le retour sur investissement.
   
• 5. Le contexte économique, incitant à la productivité́ et la réduction des coûts administratifs constitue une incitation forte à dématérialiser pour bénéficier de ces retours économiques immédiats.

Au-delà̀ de la simple conformité́ à la réglementation ou des bénéfices rapidement constatés lors de la mise en oeuvre de solutions de dématérialisation, les directeurs financiers sont séduits par le digital et l’innovation. Ceux qui mettent en place des solutions de dématérialisation pour leurs factures poursuivent en règle générale leur démarche pour aboutir à dématérialiser l’ensemble du processus de gestion, depuis l’achat jusqu’au paiement.

De la dématérialisation des factures à la gestion 100 % numérique du processus purchase-to-pay

Le métier de DAF a profondément évolué ces dernières années. Il est ainsi passé de la finance pure à la gestion collaborative de son écosystème dans l’entreprise, d’une fonction support à la création de valeur, de l’expertise technique à la maîtrise des business modèles... et du tableur à la dématérialisation. Cette (r)évolution de la fonction tend elle-même à accélérer l’utilisation du digital comme outil d’optimisation des processus, de gains en mobilité et en flexibilité.
Au-delà du respect des contraintes réglementaires et de la volonté de réduire les coûts de traitement administratif, l’ambition, avec la dématérialisation des factures, est d’aboutir à un processus purchase-to-pay totalement dématérialisé.
Gartner définit le purchase-to-pay dématérialisé comme une solution intégrée conçue pour gérer un processus de bout en bout, qui commence avec la commande de biens et services et se termine avec l’ordre de paiement prêt à s’intégrer dans le système comptable. Les solutions de purchase-to-pay combinent le plus souvent la dématérialisation, un portail fournisseurs, un workflow d’approbation, un système de rapprochement entre les bons de commande et les factures.
En réalité, toutes les étapes qui mènent, dans le circuit de traitement des factures fournisseurs, de la capture des factures jusqu’à l’enregistrement dans un logiciel comptable ou ERP, peuvent être automatisées. La capture des factures doit gérer le multicanal dès lors que coexistent les factures papier (qu’il faut scanner) et les factures électroniques en différents formats (PDF, EDI, XML).
Les taux d’adoption actuels de la facturation électronique que l’on observe dans d’autres pays sont atteignables en France, à moyen terme. Si les entreprises françaises sont parties d’un niveau relativement bas, ce que montrent les nombreuses études réalisées par les cabinets d’analystes, les facteurs accélérateurs sont aujourd’hui suffisamment puissants pour que la situation actuelle évolue et que la facture électronique devienne un standard.

Par Magali Michel Directeur de Yooz - d’après le livre Blanc : La facture papier est morte... Place à la facture électronique ?
Téléchargez le Livre Blanc Yooz : http://www.yooz.fr/documentations/livres-blancs/la-facture-papier-est-morte-place-a-la-facture-electronique

A propos de Yooz
Yooz est une société du Groupe ITESOFT - Yooz, acteur internationalement reconnu et leader français de l’édition de logiciels de dématérialisation des flux d’information. Yooz hérite, ainsi, des 30 années d’expertise technologique d’ITESOFT dans le monde de la dématérialisation des processus.

La mission de Yooz consiste à mettre à disposition de toute organisation (entreprises, experts-comptables, collectivités, associations…), quelle que soit sa taille, des solutions logicielles de dématérialisation et traitement de documents, dans le Cloud, en associant la simplicité et l’accessibilité à la performance et à l’innovation.

Yooz assure la dématérialisation et l’automatisation du processus Purchase To Pay, depuis la gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique, enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage électronique).

Yooz propose trois éditions «On Demand» de son service : Yooz Business Edition, l’édition dédiée aux entreprises, associations et professions libérales, Yooz Expert Edition, l’édition dédiée aux cabinets d’expertise comptable et Yooz Public Edition, l’édition dédiée aux collectivités et établissements publics.1500 clients et 20000 utilisateurs dans tous les pans de l’économie « Yoozent » chaque jour leurs achats et leurs factures.

Pour plus d’informations, visitez le site : www.yooz.fr